ボランティア団体支援規則

ボランティア団体支援規則・運用基準

ボランティア団体支援制度設立の経緯

所沢松が丘自治会では、第32回自治会総会（平成26年5月11日）での自治会費値下げ決定を受け、自治会支出の全項目に渡り、収支の見直し作業が行われました。また、自治会のボランティア団体の支援のあり方についても自治会会員から疑問の声が挙がっていました。そこで、自治会では「自治会活動とボランティア活動の関係整理」の課題に取り組むべく「課題検討第三チーム」を起ち上げ、課題の整理とその解決方法について協議を続けてきました。その結果を踏まえ、平成27年11月8日の自治会役員会で、自治会が支援するボランティア団体の「支援基準」が定められ、翌年5月8日の第34回総会で、「松が丘ボランティア支援制度」が提案され、承認されました。支援制度の成立に伴い、「課題検討第三チーム」は「ボランティア支援委員会」に名称を変更し、ボランティア団体の支援に当ることになりました。

ボランティア支援委員会は松が丘地区内で活動するボランティア団体に対する制度の説明を行ってきました。その中で活動部並びに松が丘クラブはこれまで松が丘自治会の組織の一部として取り扱われてきたという経緯があり、今日までの自治会との特別の協力関係を考え、「支援基準」満たさない面もあるが、今後も両団体との協力関係を維持・発展さしていくことが必要であるとの認識から、両団体を「協力団体」と位置付け、ボランティア団体支援制度の対象団体とするとともに、支援ボランティア団体と同様の対応を求めることに致しました。

ボランティア団体支援規則

平成28年5月8日

（目的）
第１条　ボランティア団体の活動は高齢化が進む松が丘地区に於いて重要な役割を担うものである、との認識の元、ボランティア団体のより活発な活動環境作りと公平で透明性のあるボランティア団体の支援方法を示すものである

（支援団体の条件）
第２条　次の条件を全て満たす団体であること
１．自治会の事業に資する次の活動を行う団体であること
① 住民福祉に関する活動
② 環境保全に関する活動
③ 防災・防犯・交通に関する活動
④ 自治会行事に関する活動
⑤ 総務全般に関する活動
２．自治会の全会員を対象とする公平性のある活動であること：
３．「構成員」に制約がなく、自治会会員であれば誰でも入会でき、入会の条件（性別、年齢等）を付けない
４．対価を要求しない住民に対する無償の奉仕活動であること

（支援対象団体）
第３条　松が丘地区で活躍する協力団体並びにボランティア団体とする

（支援の内容）
第４条　支援対象団体は自治会から次の支援を受けることが出来る。
１．必要経費の支給
２．集会施設（松が丘中央会館、西集会所）の使用料免除
３．広報施設の利用
４．「松が丘自治会支援ボランティア団体」の名称使用

（団体の責務）
第５条　支援対象団体は自治会に対し次の責務を負う
１． 毎年の活動計画書、活動報告書を自治会に提出し承認を得ること
２．毎年の予算書、決算書を自治会に提出し承認を得ること

ボランティア団体支援運用基準

平成28年7月3日

この運用基準は、松が丘自治会の「ボランティア団体支援基準」に基づき支援ボランティア団体（含む協力団体。以下「団体」と称する）と認定された団体に対し、その支援内容とその手続きを示すものです。尚、この運用基準に示された支援内容と手続きは必要に応じ適時見直すものとします。

１．支援内容
（１）必要経費の支給
各団体の活動目的のために必要とする経費の内、自治会が支給する経費は、別表１に示す通りです。それ以外の経費は各団体の自己負担とします。

（２）集会施設（松が丘中央会館、西集会所）の使用料免除
各団体が活動のために使用する集会施設の使用料は、承認された年間活動計画に示す時間内であれば、免除されます。但し、年間計画時間を超過した分は有料とします。
また、集会施設は多くの団体が使用することを考え、１日の使用時間は３時間を限度とします。なお、３時間以上の使用を希望する場合は、他団体の使用希望が無いこと等を条件に、ボランティア支援委員会（以下「委員会」と称する）の承認を得て、半日または全日使用することができます。

（３）広報施設の利用
「広報・松が丘」、「松が丘ニュース」、「松が丘ホームページ」及び地区内設置の掲示板に、活動内容に関する記事及び掲示物を掲載、掲示することができます。ただし、掲載、掲示する内容によっては、自治会広報担当から内容の変更をお願いすることがあります。

（４）「松が丘自治会支援ボランティア団体」の名称使用
各団体の活動に当たっては、「松が丘自治会支援ボランティア団体」の名称を使用することが出来ます。ただし、使用場所等については事前に委員会に連絡してください。

２．年度毎の手続きと手順
各団体は、年度毎に次の書類を作成して委員会に提出してください。
（１）活動計画と予算
① 活動計画：年間活動の目的を記した活動計画書を作成してください。同計画書には、月別に使用会場や活動場所を明記してください。
② 予算：自治会からの支給と他の団体及び自治体からの援助金等が項目別に区別できる予算書を作成してください。なお、新年度の予算は、前年度の実績を根拠とせず、活動計画に基づいて新たに立案するものとします。また、自治会からの必要経費支出は、単年度決算とし、次年度への繰り越しは認めません。
手順
・活動計画書並びに予算書の委員会提出
・委員会による書類の確認と理事会への報告
・理事会の承認
・各団体への通知
・支援基準に基づく支援の開始
・予算計上し承認された物品の購入
・月毎の領収書提出と精算

（２）活動報告と決算報告
① 活動報告：1年間の活動内容をわかりやすく記載した活動報告書を作成してください。
② 決算報告：予算計画に基づいた収支決算書を作成してください。その際、自治会支援による支出はそれを明記し、他の支出と区別してください。
手順
・活動報告書と決算報告書の委員会提出
・委員会による書類の確認と理事会への報告
・理事会の承認
・新年度総会での支援状況の報告

別表１　自治会支給経費内訳表

科目	細目	内容	支出方法
打ち合わせ会議費	会館使用料	活動のための準備及び活動の実施	使用申請内での使用料免除
	お茶代	団体スタッフ打ち合わせ会議中のお茶	現物支給（中央会館厨房保管のペットボトル）
事務用品費	用紙	活動に関する記録及び広報のためのチラシ	団体で購入し後日精算
	印刷	コピー機または印刷機の使用	無料で利用可、ただし、用紙は、団体購入品を使用
消耗品	軍手、ビニール袋	作業、清掃後の廃棄物 除草後の草などの入れ物	団体で購入し、後日精算
	吊下げ名札	団体名および氏名の確認用	団体で購入し、後日精算
備品	ベスト、帽子	活動に必要なベスト類（又は腕章）と帽子	ベスト（腕章）は自治会保管の団体名挿入式のものを貸与 帽子は団体で購入し、後日精算
	工具	活動に必要な工具・器具及び付属の消耗品	自治会備品の貸与 消耗品は団体で購入し、後日精算