所沢松が丘自治会規則
令和６年５月12日改正
第１章 総 則
（名称および事務所）
第１条 本自治会は所沢松が丘自治会（以下｢自治会｣という）と称し、その事務所を所沢市松が丘一丁目２３番地の７（松が丘中央会館）におく。
（区域および構成）
第２条 自治会は所沢市松が丘一丁目、二丁目の居住者により構成する。
（目的）
第３条 自治会は、八国山の緑と歴史に調和した美しいまちなみを守り、安全で文化的な生活を安心して営むために、住人が友好的に協力し、その実現に貢献することを目的とする。
第２章 自治会の事業
（自治会の事業）
第４条 自治会は、その目的を達成するために下記の事業を行う。
(1) 松が丘地区の美化・環境保全（地区計画、ごみ処理、交通安全等）に関すること。
(2) 文化活動に関すること。
(3) 会員相互の助け合い・親睦および慶弔に関すること。
(4) 防犯灯の保全、補修、新設、変更およびその他防犯に関すること。
(5) 防災に関すること。
(6) 会員名簿、その他必要書類の保全に関すること。
(7) 自治会費、その他費用の徴収賦課および保管、支出に関すること。
(8) 会館・集会所の運営、維持管理に関すること。
(9) 市行政および周辺地域との協力・連携に関すること。
(10) 前各項の他、総会および理事会において決議された事業に関すること。
（自治会事業の委託）
第５条 自治会はその事業の一部を他に委託できる
第３章 会 員
（会員資格）
第６条 １.第２条に定める区域に住所を有し、居住するすべての世帯は、世帯単位で自治会に加入し自治会の会員（以下「会員」という）となる。ただし、世帯とは同一住居に起居する者の集団で自治会費を納入する単位とする。
２.転出により会員資格を喪失するものとする。
（届出）
第７条 新たに会員の資格を取得（転入）および喪失（転出）したときは、すみやかに所定の用紙にて自治会長に届け出るものとする。
（権利義務の承継）
第８条 会員が資格を喪失したときは、当該会員に代わり、新たに居住する者が会員としての権利義務の一切を承継する。
（会員の義務）
第９条 １.すべての会員は、本規則・細則および総会・理事会の決定を遵守し、自治会の活動、事業に協力する義務を負う。
２.地区計画区域（一般住宅地・林間住宅地）内の会員は、所沢松が丘地区計画と「まちそだて憲章」を遵守し、相互の理解と信頼に努め、良好な住環境を守り育てる義務を負う。
３.地区整備計画外の会員は、所沢松が丘地区計画と「まちそだて憲章」を尊重し、相互の理解と信頼に努め、良好な住環境を守り育てる義務を負う。
（自治会費）
第１０条 １.会員は、次の各号に掲げる費用を会費として納入する。
(1) 自治会の運営に要する費用。
(2) 防犯灯等の維持管理費用。
(3) その他自治会で必要と認めた費用。
２.自治会費は、自治会の指定する場所、方法にて支払うものとする。
３.会員は、その資格を喪失した場合において、すでに納付した自治会費の払い戻しを請求できない。
（徴収方法）
第１１条 自治会費は、預金口座振替（自動引落し）又は銀行振込などの方法で納入するものとする。
第４章 自治会の運営
（総会）
第１２条 １.総会は、自治会の最高の議決機関であって、全会員をもって構成する。
２.総会は、毎年一回５月に開く。ただし、理事会が必要と認めたとき、会員の４分の１以上の要求があったとき、及び監事が財産の状況又は業務の執行について法令若しくは規則に違反し又は著しく不当な事項があると認めるときは、臨時にこれを開く。
３.総会の開催は、原則として１４日前に議題を付して通知しなければならない。
（議決事項）
第１３条 総会の議決事項は下記のとおりとする。
(1) 本規則および細則の設定、変更または廃止。
(2) 事業報告および事業計画の承認。
(3) 役員の選任、解任。
(4) 予算の決定および決算の承認。
(5) 自治会費の変更および賦課の方法。
(6) その他自治会活動に必要な事項。
（議決権）
第１４条 会員は、一個の議決権を有する。
（議決の方法）
第１５条 １.総会の議事は、議決権を有する者の２分の１以上の出席者があり、出席者の過半数によりこれらを決める。
２. 前項にいう出席者とは、議決権を有し総会に出席した者、議決権行使書提出者および総会に出席した者を代理人として委任状を提出した者をいう。
３.委任状の被委任者は特定の会員とする。
４.総会の議長は、出席会員の中から選挙または推薦により選出する。
５.緊急時など総会を開くことができない場合、総会において決議すべきものとされる事項について、会員の３分の２以上の同意があった場合には、総会の決議があったものとする。
６.総会の決議については、議事録を作成しなければならない。議事録には議長、会長、および議事録作成者が署名、または押印するものとする。
（規則および細則の設定・変更・廃止）
第１６条 前条にかかわらず、本規則および細則の設定、変更および廃止は、総会において議決権を有する者の３分の２以上の同意を得なければならない。
第５章 役員（組織図参照）
（役員）
第１７条 自治会には、下記の基準で役員として理事と監事を置く。尚、理事は常任理事とブロック選任のブロック理事から構成される。
(1) 理事の定員は会長、副会長を含め３５名以内とする。
会長 １名 副会長 ５名以内 常任理事 ２６名以内 ブロック理事 ９名
会長、副会長は常任理事の互選により選出する。
(2) 監事の定員は２名とする。
（役員の選出方法）
第１８条 １. 常任理事及び監事は、会員の中から、選挙あるいは役員候補者推薦委員会の推薦により選出し、総会の承認を得る。ブロック理事は、班長からの互選により選出し、総会の承認を得る。
(1) 役員候補者推薦委員会は、会長、副会長、理事、ブロック長および公募委員を含め１２名程度で構成する。
(2) 公募委員は、回覧告知により会員の中から募るものとし、人数は４名程度とする。
(3) なお、各ブロックは１名以上の役員候補者を役員候補者推薦委員会に推薦するものとし、推薦の方法は各ブロックの裁量による。
ただし、退任・転出・死亡等で会長以外の役員に欠員が生じた場合は、理事会の承認を得た上で、これを補充する事ができる。後日総会で、これを報告する。
２．会長が任期途中で辞任した時、または病気その他の理由により会長職を務めることができなくなった時は、理事会は速やかに新しい会長を常任理事の互選により選出し、そのことを会員に直ちに通知する。
（役員の兼職の禁止）
第１９条 理事および監事は、監事または理事を兼ねてはならない。また、同一世帯から２人以上の役員を選出することはできない。
（役員の権限および任務）
第２０条 役員の権限および任務は、次の通りとする。
(1) 会長は、自治会を代表し、理事会その他の会議を招集し、自治会活動及びまちそだて委員会を指揮・統括するとともに、市行政及び近隣の自治会との連携・交流を図る。
(2) 副会長は、会長を補佐し、会長不在時にはその任務を代行する。
(3) 常任理事およびブロック理事は、各業務を担当し、所属する部、委員会、ボランティア組織等の活動との調整を図る。また常任理事およびブロック理事の内３名はまちそだて憲章委員会の委員となる。なお、環境推進員・交通安全委員・防犯推進委員について、各委員の内、最低１名は、常任理事から選任する。また環境担当理事の内１名はまちそだて憲章委員になる。
(4) 監事は、自治会の会計および事業執行状況を監査し、その結果を総会において報告する。
(5) 監事は、前項の業務監査を効果的に実施するために次の事をする。
① 理事会には必ず、少なくとも1名が出席し、必要に応じて意見を述べる。
② 理事会の審議につき、必要な時には理事会に再検討を指示する。
③ 監事２名は、相互に意見交換や討議をして判断の公正さを維持するように努める。
（役員の任期および退任）
第２１条 役員の任期および退任は、次のとおりとする。
(1) 常任理事及び監事の任期は、１期２年とし、ブロック理事の任期は１期１年とし、その直近の定時総会終了までとする。
(2) 役員の再任は、これを妨げない。ただし、連続３期を最長とする。本項の規定は、会長、副会長にも適用される。ただし、３期目の最後の年に会長に就任した場合には、更に１年間のみ延長できる。
(3) 役員を退任した会員は、退任後４年以上経過しなければ役員に就任できない。
(4) 役員が任期の途中で辞任する場合は、理事会に申し出て承認を得る。
（相談役）
第２２条 自治会に、理事会の推薦により相談役を置く事ができる。
第６章 理事会
（理事会）
第２３条 １. 理事会は、原則として、月１回開催する。ただし、会長は必要と認めた場合には、随時招集できる。
２. 理事会は、会長、副会長、理事によって構成される。監事は、監査する立場として、理事会に出席する。理事会の議長は会長もしくは副会長が務める。また、会長は各種自治会推薦委員および活動部員等の出席を求めることができる。
３. 理事会の議事については、議事録を作成しなければならない。議事録には議長、会長、および議事録作成者が署名、または押印するものとする。
（理事会の機能）
第２４条 理事会は次の機能を持つ。
(1) 総会の決議や規則等に基づく事業の執行および日常業務を処理する。
(2) 緊急な事項の処理を決めること。ただし、この場合は事後に総会の承認を受けなければならない。
(3) この規則の執行に必要な細則を決めること。
(4) 予算案等各種の原案をつくること。
（理事会の議決）
第２５条 理事会は、構成員の２分の１の出席をもって成立し、その議決は出席者の過半数の賛成を得てこれを決定する。
第７章 ブロック長と班長
（ブロック長と班長）
第２６条 １. 本自治会は、一丁目、二丁目のそれぞれをブロックに区分し、各ブロック内に、同じ番地を中心に班を編成する。
２. ブロックには、班長互選によるブロック長をおく。
３. 班には、班長をおく。班長は班内の交代制として、原則として住居表示番号順とする。
４. 班長・ブロック長の任期は１年とし、定期総会の翌日をもって交代する。
（ブロック長と班長の権限および任務）
第２７条 １. ブロック長は、ブロック内の班長への連絡業務を行い、ブロック内を取りまとめる。理事会と班長および会員の接点の役割を果たす。理事・ブロック長合同会議を構成する。
２. ブロック長は、ブロック内会員から役員候補を推薦できるよう、できるだけ努力する。
３. 班長は、班員への連絡業務を行い、班内をまとめる。班員の意見を取りまとめ、班長会を通して自治会活動に反映させる。
第８章 会 計
（会計年度）
第２８条 会計年度は、毎年４月１日から翌年３月３１日までとする。
（予算）
第２９条 １．理事会は、予算書を作成して定期総会にて当該年度の収支計画を提示し、審議を受け議決を得なければならない。
２．理事会は、定期総会の議決により決定した予算書に基づいて収支を行うものとする。
（決算）
第３０条 理事会は、決算書を作成して、定期総会にて前年度の収支状況ならびに前年度末の財政状態を報告し、承認を得なければならない。
（収入）
第３１条 自治会の収入は次のとおりとする。
(1) 自治会費
(2) 預金利息
(3) 第３９条に掲げる資産の使用料による収入
(4) その他の収入
（費用）
第３２条 自治会の費用は、第３条に掲げる自治会の目的を達成するための費用とし、前条の収入を充てる。
（備付帳簿）
第３３条 自治会は、次の各号の帳簿を保管し会員の請求があったときは、これを閲覧させなければならない。
(1) 会員名簿
(2) 会計帳簿
(3) 総会議事録及び理事会議事録
(4) 備品台帳
（修繕等積立金）
第３４条 １. 中央会館、西集会所の将来予想される修繕費用や建替え建築費用および防犯灯の一括交換費用等を修繕等積立金として積み立てるものとする。
２. 積立金の支出については、総会の承認を得なければならない。
ただし、緊急時においては理事会の承認を得て行えるものとする。
３. 積立金の収支・残高については、年度決算書に記載するものとする。
４. 上記１項の目的以外の流用については、総会の承認を得なければならない。
ただし、自治会活動における通常の運営資金への流用については、理事会の承認を得て行えるものとする。
第９章 雑 則
（規定外事項）
第３５条 本規則及び細則に定めない事項については総会の議決による。
（損害賠償）
第３６条 会員が自治会に損害を与えた場合は、会員は復旧あるいは賠償しなければならない。
（勧告）
第３７条 会員が本規則に違反したり他の会員に迷惑をかけた場合は、理事会は会員にこれを是正するように勧告する。
（慶弔）
第３８条 会員の慶弔については、年度毎に理事会で決定する。
（資産の構成）
第３９条 下記の会館・集会所を自治会の物件（不動産）とする。
(1) 松が丘中央会館 所沢市松が丘一丁目２３番地の７
電話（０４）２９２５－２６６２
(2) 松が丘西集会所 所沢市松が丘二丁目５１番地の１
電話（０４）２９２６－１９５７
（個人情報の取扱い）
第４０条 自治会が自治会活動を推進するため必要とする個人情報の取得、利用、提供及び管理については、「個人情報取扱規則」を別に定め、適正に運用する。
附則 本規則は、昭和５９年６月１日制定適用。
平成６年８月１日一部改正。
平成９年５月２５日一部改正。
ただし、第２０条の改正については、実施を１年後とする。
平成１０年５月１７日一部改正。（第１７条）
平成１２年５月１４日一部改正。（第１６条、第１９条、第２３条）
平成１３年５月１３日一部改正。（第４条、第１６条、第１９条）
第４条 『建築協定、緑化協定』を『地区計画』に変更
第１６条 『理事２４名以内』を『理事２８名以内』に変更
第１９条 『建築・緑化委員』を『地区計画委員』に変更
平成１４年５月１２日一部改正。（第４条、第１５条）
第４条 自治会事業のうち『有線テレビ共聴施設等の維持管理』を『有線テレビ共聴方式のＣＣＮへの移行に伴なう事後処理』に変更
第１５条 総会議事録の署名捺印を『議長、会長、副会長、および議案に関係する理事』から『会長および議事録作成者』に変更
平成１６年５月１０日一部改正。（第９条、第１５条、第１６条、第１７条、第１９条、第２０条、第２１条、第２６条 役員報酬の項目削除）
平成２１年５月１０日一部改正。（第４条、第１１条、第１３条、第１５条、第１６条、第１８条、第２０条、第３１条、第３４条）
第４条 テレビ視聴環境について現状に合わせた
第１１条 自治会費の徴収方法について現状に合わせた
第１３条 内容の重要度を勘案２項目に分割
第１５条 規則および細則の設定・変更・廃止について独立した条文にした
第１６条 第１５条新設により第２項削除および委任状を明記した
第１８条 役員候補者選出委員会を役員候補者推薦委員会に、ブロック長の参加、公募委員の募集、人数を明記および第２項は第１７条の会長選出に整合
第２０条 第１８条（役員の選出）に整合および民生委員の負担軽減、理事ありき、の表現にした
第３１条 （１）を２項目に分割
第３４条 「修繕等積立金」を規則に明記
平成２２年５月９日一部改正。
第３４条 ２項に修繕等積立金の「予算計上」を規則に明記
平成２６年５月１１日一部改正。（第９条、第３４条）
第９条 第２項に地区計画区域内の会員の義務を明記、第３項に地区整備計画外の会員の義務を明記
第３４条 第１項に修繕等積立金の対象に防犯灯の一括交換費用を追加、第２項を削除
平成２８年２月１４日 全面改定。
平成３０年３月２５日一部改正
第９条２項および３項の憲章名変更
第２０条の委員会名称変更、３項の理事委員数の変更
本憲章は、平成３０年７月１日から施行する。
（経過措置）
本規則の施行により「地区計画委員会」は「まちそだて憲章委員会」に改称することとなるが、施行年度においては、「地区計画委員」が引き続き「まちそだて憲章委員」を務めるものとする。
令和元年５月１２日一部改正
第４０条「個人情報の取扱い」を追加
令和６年５月１２日一部改正
第２０条第３項目を修正
